Introduction

La gestion des exposants est au coeur de tout evenement reussi. Voici 10 conseils pratiques pour optimiser votre workflow avec ExposLinks.

1. Automatisez les confirmations

Configurez des emails automatiques pour :

Accusé de reception de l'inscription

Confirmation de paiement

Rappels avant l'evenement

Instructions jour J

2. Utilisez les formulaires personnalises

Creez des formulaires adaptes a votre evenement :

Champs obligatoires vs optionnels

Categories d'exposants

Options supplementaires (electricite, mobilier)

3. Mettez en place un workflow de validation

Definissez les etapes :

Inscription recue

Dossier complet

Paiement recu

Stand attribue

Badge genere

4. Segmentez vos exposants

Creez des categories :

Par secteur d'activite

Par taille de stand

Par niveau de partenariat

Par anciennete

5. Communiquez regulierement

Planifiez vos communications :

J-60 : Rappel inscription

J-30 : Details logistiques

J-7 : Dernieres informations

J-1 : Check-list finale

6. Offrez un espace exposant

Permettez aux exposants de :

Mettre a jour leurs informations

Telecharger leurs badges

Consulter le plan de hall

Contacter l'organisation

7. Gerez les demandes speciales

Centralisez les demandes :

Equipement supplementaire

Acces anticipé

Invitations VIP

Supports marketing

8. Suivez les indicateurs

Surveillez :

Taux de remplissage

Delai moyen d'inscription

Taux de renouvellement

Satisfaction exposant

9. Preparez le jour J

Checklist finale :

Liste des badges a imprimer

Plan d'attribution final

Contacts d'urgence

Procedure d'accueil

10. Capitalisez apres l'evenement

Post-evenement :

Enquete de satisfaction

Analyse des statistiques

Rapport pour les sponsors

Preparation edition suivante

Conclusion

Une bonne gestion des exposants est la cle d'un evenement reussi. Avec ces conseils et les outils ExposLinks, vous avez toutes les cartes en main !

10 conseils pour optimiser la gestion de vos exposants